Comment Mitsui a automatisé et déployé 40 processus métier sur 70 sites en moins de 12 mois

En tant que société mondiale, Mitsui (43 000 employés, 462 entreprises affiliées en 2016) souhaitaient mettre en œuvre le système de gestion des processus métier de nouvelle génération afin de standardiser les processus commerciaux des filiales commerciales, renforcer le contrôle interne et intégrer le nouveau système ERP (SAP).

En choisissant WorkflowGen, nous avons pu passer moins de 12 mois entre la sélection des outils et la production. L'efficacité de développement de la définition du flux de travail et des formulaires Web .NET est très élevée. Le concept du produit WorkflowGen est excellent : il permet de se concentrer sur la fonction de flux de travail, sa conception robuste facilite la mise en œuvre rapide de nouvelles fonctions, il exploite les technologies Web de base (.NET, XML, flux RSS, services Web, etc.), le degré de flexibilité du développement côté utilisateur est élevé et les performances en termes de coûts sont également bonnes. L'outil est facile à utiliser et la conception et les différents paramètres de WorkflowGen sont intuitifs et compréhensibles. Il propose des composants pratiques prêts à l'emploi. L'interface utilisateur est raffinée et la facilité d'utilisation est élevée. WorkflowGen facilite la personnalisation de tous les aspects des flux de travail (routage, notifications par e-mail). Advantys, le fournisseur de WorkflowGen, a fait preuve de flexibilité et de réactivité face à nos besoins spécifiques, et le support technique a été rapide.

La portée du déploiement était mondiale, avec un objectif de plus de 70 sites en Amérique du Nord, en Europe, en Asie et en Océanie.

Les activités mondiales de Mitsui vont de la vente de produits à la logistique et au financement mondiaux, en passant par le développement de grandes infrastructures internationales et d'autres projets dans les domaines suivants : produits sidérurgiques, ressources minérales et métalliques, projets d'infrastructure, systèmes de transport intégrés, produits chimiques, énergie, alimentation et gestion de la vente au détail, santé et services, entreprises de consommation, activités informatiques et de communication, activités de développement d'entreprise.

Mitsui utilise WorkflowGen depuis 2006 avec des centaines de milliers de transactions effectuées chaque année.

Plusieurs mois après le déploiement initial, Mitsui a pu identifier les principaux avantages suivants :

Renforcement du contrôle interne

• Environ 40 processus métier ont été automatisés avec WorkflowGen pour répondre aux exigences du contrôle interne, telles que l'efficacité des processus, le contrôle d'accès strict, le stockage des bons et la surveillance (audit interne).

Efficacité de la communication entre les organisations

• Les instructions adressées à SSC depuis les sites distants de chaque entreprise ont été intégrées à WorkflowGen, et l'ensemble du processus métier est devenu plus efficace.

Intégration en temps réel avec SAP

• Les utilisateurs finaux peuvent accéder aux données SAP de WorkflowGen et les enregistrer en temps réel sans se connecter manuellement à SAP.
• Le menu SAP et le menu WorkflowGen ont été intégrés à SAP Enterprise Portal, permettant aux utilisateurs d'accéder aux deux fonctions sans connaître la différence.
• En définissant l'interface utilisateur et le routage des workflows sur WorkflowGen et la logique métier sur SAP, la maintenance de l'ensemble du système est devenue plus flexible.

Mise en œuvre rapide

• Environ 40 formulaires de workflows ont été mis en œuvre avec des fonctions et des technologies efficaces, notamment l'intégration SAP, en peu de temps (12 mois).
• La facilité de développement, la formation personnalisée et l'assistance en ligne rapide ont largement contribué à ce succès.

Mitsui a déployé WorkflowGen, y compris les fonctionnalités suivantes

• Intégration en temps réel avec SAP
• Synchronisation en temps réel avec SAP des 40 formulaires Web WorkflowGen .NET
• Traitement des mises à jour en temps réel de WorkflowGen vers SAP
• Authentification unique via le portail SAP Enterprise
• Affichage de la liste des tâches sur SAP Enterprise Portal (via des flux RSS)
• Architecture Web Farm avec équilibrage de charge
• Gestion des fuseaux horaires (réglage du fuseau horaire par utilisateur et par lieu)
• Synchronisation des utilisateurs (les informations utilisateur sont synchronisées avec la base de données utilisateur de la hiérarchie des autorisations au démarrage des tâches)
• Synchronisation de la configuration des formulaires avec les tableaux complémentaires
• Sélection dynamique des responsables hiérarchiques