École de médecine Duke-NUS
Comment la faculté de médecine Duke-NUS a automatisé des processus administratifs fastidieux
WorkflowGen gère les volumes de demandes élevés et les intégrations de back-office
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Vue d'ensemble
Les écoles supérieures et les institutions de recherche ont souvent du mal à gérer des processus complexes de demande et d'approbation de subventions en plusieurs étapes, qui nécessitent généralement beaucoup de papier et de temps. Ces processus peuvent impliquer de nombreux points d'approbation, nécessitant des solutions qui rationalisent les flux de travail, réduisent le temps de traitement et améliorent la visibilité des goulots d'étranglement.
Objectif
Accélérer les délais de traitement des demandes de subvention en utilisant l'automatisation agentique hybride de WorkflowGen. Cette approche intègre des tâches pilotées par l'IA pour les fonctions de routine tout en maintenant une supervision humaine pour les approbations critiques.
Solution intégrant WorkflowGen et AI Agent
La plateforme low-code de WorkflowGen peut numériser l'ensemble du cycle de vie des demandes de subvention, transformant ainsi un processus traditionnel basé sur le papier en un flux de travail entièrement numérique et automatisé. La conception configurable de WorkflowGen permet aux parties prenantes de repenser le processus de demande de subvention, de supprimer les redondances et de créer un flux de travail efficace tout en respectant les contraintes budgétaires. Certaines fonctionnalités d'IA soutiennent les tâches humaines afin de réduire le traitement manuel tout en préservant le jugement humain essentiel.
- Traitement des documents et extraction de données :
Les agents d'IA de WorkflowGen peuvent automatiser le traitement des documents en extrayant les données clés des demandes de subvention et des pièces justificatives à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et du traitement du langage naturel (NLP). Cette automatisation accélère la saisie des données et toute anomalie est signalée pour examen par un humain, garantissant ainsi l'exactitude des données et permettant au personnel de gagner du temps.
- Routage intelligent des tâches et approbations dynamiques :
La plateforme de WorkflowGen permet un routage dynamique basé sur des règles qui dirige les candidatures vers les évaluateurs appropriés en fonction de critères tels que le département, le type de subvention et le montant du financement. Les demandes simples ou à faible risque sont acheminées directement vers les services concernés, tandis que les demandes présentant des complexités spécifiques sont transmises à un niveau supérieur pour un examen humain supplémentaire. Cette approche agentique hybride équilibre le soutien de l'IA avec l'expertise humaine.
- Notifications en temps réel et alertes de goulot d'étranglement :
WorkflowGen peut configurer des notifications alimentées par l'IA pour suivre la progression du flux de travail et détecter de manière proactive les goulots d'étranglement ou les retards. Des alertes automatisées informent les chefs de service ou les réviseurs lorsque les demandes sont bloquées, ce qui permet d'intervenir rapidement pour maintenir l'efficacité des processus.
- Transparence et conformité renforcées :
La plateforme centralisée de WorkflowGen améliore la transparence et l'auditabilité du processus d'approbation des subventions. La supervision humaine est intégrée aux étapes clés pour garantir le respect des politiques de l'organisation. Les fonctionnalités de sécurité et de conformité intégrées garantissent l'intégrité et l'accessibilité des données, conformément aux normes académiques et aux exigences réglementaires.
Résultats et avantages
- Des gains de temps importants : Le temps de traitement des demandes de subvention peut être considérablement réduit, avec la possibilité de passer de plusieurs semaines à quelques jours, améliorant ainsi l'efficacité du département.
- Visibilité accrue : Le tableau de bord de WorkflowGen fournit un accès en temps réel à tous les points d'approbation, ce qui permet de minimiser les retards grâce à des informations immédiates sur les goulots d'étranglement.
- Sécurité des données améliorée : L'intégration au système SSO d'une institution permet un accès sécurisé et contrôlé aux informations sensibles, préservant ainsi la confidentialité des données.
- Expérience utilisateur améliorée : En automatisant les tâches de routine, WorkflowGen permet au personnel de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, telles que l'évaluation des subventions complexes, améliorant ainsi l'expérience de travail globale.
Cette approche offre un cadre robuste, sécurisé et évolutif pour gérer les processus de subvention, en équilibrant l'automatisation de l'IA avec l'expertise humaine pour améliorer la rapidité et la transparence opérationnelle.
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