Il y a pour moi plusieurs intérêts à automatiser un process:
- L’efficience et le gain de temps qu’une automatisation peut nous faire gagner en parallélisant par exemple plusieurs actions en même temps, garantir une meilleure conformité.
- Une traçabilité indispensable dans les métiers qui nous constituent comme la qualité bien entendu mais aussi sur d’autres domaines comme la contrainte légale de piste d’Audit Fiable TVA.
- Un objectif également essentiel à souligner est la notion d’agilité de l’entreprise, en effet une meilleure réactivité des équipes et des process nous permet de gagner en agilité et de mieux répondre face à aux différentes contraintes que l’entreprise doit considérer.
S’engager dans une démarche qualité, c’est avant tout assurer, au-delà celle, intrinsèque, de la matière première utilisée, la déclinaison à l’identique d’un produit, d’un service, son développement et process métier. La modélisation d’un processus clé et sa reproduction à chaque itération, indépendamment des contraintes inhérentes vécues par toute entreprise (turn-over des équipes, maladies, congés, surcroît d’activité, etc.) et des inévitables erreurs humaines, valorisent et renforcent incontestablement sa performance.
Levier incontournable de l’optimisation d’un processus, l’interaction et la cohésion entre toutes les parties prenantes représentent ici un atout majeur face aux exigences d’un livrable ; au contraire de la multiplicité des équipes, des lieux... cause immanquable d’erreurs, de perte de temps pesant sur les tâches quotidiennes.Avec pour bénéfice immédiat :
Un Plan de Continuité d’Activité se réfère généralement aux éléments de l’infrastructure Informatique afin de sécuriser les réseaux, les accès, etc... et constitue effectivement une brique primordiale pour un PCA. La modélisation et l’automatisation d’un processus métier, dans le sens cœur de métier de votre entreprise, permet de se prémunir d’événements pouvant impacter votre organisation, tels que des départs, maladie, absence d’une ou plusieurs personnes clés.
A l’origine, une demande client, une idée, une opportunité produit, un nouveau marché, un événement social... autant d’éléments déclencheurs qui vont entraîner l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise à répondre à un enjeu majeur et qui vont impliquer de réunir une communauté de savoir-faire, d’harmoniser les services pour garantir la réalisation d’un produit, d’accompagner et piloter l’ensemble de l’organisation (sécurité, réglementaire, financier, industriel, etc.).
La clé de cette réussite réside dans la capacité à dissoudre les résistances souvent récurrentes entre services commerciaux, marketing, R&D, administratifs, achats, transport, l’assurance qualité, le contrôle qualité, packaging, développement opérationnel, etc…Les dissonances avec des interfaces métiers trop souvent négligées, sont les conséquences directes de projets réglés trop vite, de la partie réglementaire non interrogée à temps, de mauvaises remontées d’informations et des attentes client, des problématiques transports non anticipées, délai de validation non respecté…
Construire ou reconstruire un process métier cohérent impliquant la cohésion et la maîtrise de chaque poste, permet de dérouler sereinement des processus parfois très complexes ; facteur clé de succès ! Prendre les bonnes décisions nécessite des données fiables en entrées et proposer à son client un projet gagnant/gagnant au plus juste du marché avec réactivité, renforce sans conteste la crédibilité de l’entreprise et légitime ses performances.
Comment l’automatisation de vos processus peut améliorer votre Time to Market et fluidifier l’interface entre vos services ?
Advantys : Comment s’est passé le projet d’automatisation de vos process ?
Valérie BARDOT : La préparation est très importante, rencontrer et échanger avec les métiers qui interviendront dans le process est indispensable pour avoir une adhésion de toutes les équipes. Il est possible d’automatiser un process à la fois et de les interfacer au fur et à mesure ce qui nous apporte une grande souplesse au niveau de la gestion de nos projets.
Advantys : Selon vous comment se passe l’utilisation de WorkflowGen ?
Valérie BARDOT : Tout d’abord, il faut préciser que c’est un outil extrêmement simple pour les utilisateurs, il ne demande pratiquement pas de formation pour l’utiliser. La visualisation des tâches à faire pour un acteur est centralisé sur la page d’accueil. La fonctionnalité de relance automatique des tâches à réaliser est très appréciée.
Advantys : Quels sont les gains que vous avez pu faire grâce à WorkflowGen ?
Valérie BARDOT : Il est difficile de mesurer les gains que nous avons réalisés, nous avons gagné en efficacité, en gestion et sur la standardisation de nos process. Le pilotage des délais a été amélioré et nous sommes serein sur la traçabilité des actions réalisées.
Advantys : Mme Langlois, vous avez automatisé une partie de vos process métiers avec WorkflowGen depuis bientôt 3 ans, quels sont les points positifs que vous pouvez échanger avec nous ?
Clotilde LANGOIS : Cela permet de structurer les process que nous utilisons. L’interaction entre les métiers est améliorée, il n’y a plus de confusion ou d’incompréhension sur ce qui a été fait et sur ce qui reste à faire. Les relances automatiques permettent de soulager l’acteur qui initie la demande tout en lui permettant de mieux piloter sa demande. Les chefs de projets se libèrent l’esprit.
Advantys : Pensez-vous avoir gagner du temps ?
Clotilde LANGOIS : Nous avons gagné du temps sur la gestion de nos projets c’est certain. Il reste cependant difficile de le quantifier.
Advantys : Quels sont les gains observés ?
Clotilde LANGOIS : Toutes les équipes incluent dans un process ont l’opportunité de se prononcer, cela nous permet dans des périodes de fortes activités de ne rien oublier et de pouvoir livrer un produit conforme. Lors des Audits je peux présenter les process que nous utilisons réellement au quotidien sans craindre d’écart entre la réalité et ce qui est modélisé. Nous avons également remarqué que cet outil facilite la prise de poste des nouveaux arrivants, les flux sont parfaitement identifiés et modélisés, ils savent ce qu’ils doivent faire.
Advantys : En conclusion
Clotilde LANGOIS : Plus d’efficience dans la gestion de nos projets et une garantie que les étapes clés soient respectées.
Advantys : Quels sont selon vous les avantages à automatiser des process métier ?
Pierre VANDECASTEELE : Il y a pour moi 3 principaux intérêts à automatiser un process :
L’Efficience et le gain de temps qu’une automatisation peut nous faire gagner en parallélisant par exemple plusieurs actions en même temps, garantir une meilleure conformité, et bien évidement une traçabilité indispensable dans les métiers qui nous constitue comme la qualité bien entendu mais aussi sur d’autres domaines comme la contrainte légale de piste d’Audit Fiable TVA.
Un objectif également essentiel à souligner est la notion d’agilité de l’entreprise, en effet une meilleure réactivité des équipes et des process nous permet de gagner en agilité et de mieux répondre face à aux différentes contraintes que l’entreprise doit considérer.
On va plus vite à valider électroniquement notamment lorsque nous devons tenir compte d’une organisation multisites ! Cette dimension n’est d’ailleurs plus réservée au « grandes » entreprise, le télétravail s’inscrit de plus en plus dans le quotidien des entreprises Françaises (cf. Ordonnance Macron sur le télétravail).
Advantys : Dans votre domaine d’activité les contraintes de Certification et d’Audit sont importantes, pouvez- vous nous en parler ?
Pierre VANDECASTEELE : Un Audit c’est de pouvoir apporter la preuve que l’on fait bien ce qui est écrit et que l’on suit scrupuleusement les process définis. L’automatisation des process nous simplifie cette tâche car nous devons obligatoirement les suivre et lorsque nous évoluons, les process évoluent également.
Le 1er intérêt d’automatiser est déjà une remise à plat du process avant même de l’automatiser ce qui nous oblige à se demander comment on fonctionne et si ce que l’on fait est bien fonctionnel et optimisé.
L’automatisation est pertinente quand il y a un vrai enjeu à s’assurer que ce que l’on doit faire est bien réalisé à chaque fois de la même manière (conformité, etc…)
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