Comment la faculté de médecine Duke-NUS a automatisé des processus administratifs fastidieux

École de médecine Duke-NUS est une école de médecine supérieure à Singapour. Cette collaboration entre l'université Duke aux États-Unis et l'université nationale de Singapour a été mise en place en 2005.

Une fois que les données utilisateur requises ont été renseignées dans Active Directory, l'intégration du back-end s'est faite en toute simplicité. Le développement du front-end a également été relativement rapide et gérable. Nous avons commencé avec les formulaires de notre service des ressources humaines ; nous allons maintenant étendre l'automatisation des formulaires à d'autres départements pour bénéficier des mêmes avantages.

En 2018, Duke-NUS s'est lancé dans un projet visant à sélectionner un outil de workflow approprié pour automatiser certains de ses processus administratifs fastidieux, notamment les demandes physiques pour la garde d'enfants et les congés parentaux. L'outil devait faire face à des volumes potentiellement élevés de formulaires, ainsi que des intégrations aux systèmes de back-office pour l'authentification et la tenue de dossiers.

Après une période de tests approfondis, l'école a sélectionné la solution d'automatisation des processus WorkflowGen d'Advantys, basée au Canada. WorkflowGen a été mis en œuvre par de nombreuses autres universités et offre une combinaison de fonctionnalités puissantes et d'un développement prêt à l'emploi relativement faible en code.

Après la sélection, le personnel informatique sélectionné de Duke-NUS a été formé par Office Information Australia (distributeur régional) à Singapour avant le début du développement et des tests.

Les futures implémentations de formulaires devraient également être plus rapides, grâce aux composants enregistrés et aux composants WebPart préexistants. Les fonctionnalités futures à explorer incluront le déploiement sur des appareils mobiles avec des fonctionnalités d'approbation à distance, d'approbation massive rapide et de collecte de données, ainsi que d'autres fonctionnalités de reporting facilement disponibles. Il est également prévu de former davantage de personnel informatique à l'utilisation de l'outil à mesure que le volume d'automatisation des formulaires augmente.

Lire l'étude de cas de l'OIA.