École de médecine Duke-NUS
Comment la faculté de médecine Duke-NUS a automatisé des processus administratifs fastidieux
WorkflowGen gère les volumes de demandes élevés et les intégrations de back-office
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Vue d'ensemble
Les grandes entreprises industrielles ayant de vastes activités mondiales sont souvent confrontées à des défis liés à la gestion de processus de commande complexes. Ces processus impliquent généralement différents chemins de validation en fonction de critères tels que l'unité commerciale, la division, la devise, le montant et le type de demande. La gestion manuelle des règles métier, souvent dans des feuilles de calcul, peut entraîner des inefficacités et des erreurs. Les principales exigences pour une solution efficace incluent un référentiel centralisé pour les règles métier, un routage de validation multi-niveaux adaptable, des fonctionnalités de notification robustes, une gestion des délégations et un coût abordable dans les limites budgétaires.
Solution avec l'approche agentique hybride de WorkflowGen
- Gestion centralisée des règles métier et automatisation des processus en temps réel
Pour rationaliser les règles de routage, WorkflowGen peut centraliser les règles métier dans une base de données SQL Server. Cette configuration garantit un référentiel unique et accessible pour une validation en temps réel. Lorsqu'une demande de commande est soumise, WorkflowGen interroge cette base de données, ajustant dynamiquement les niveaux de validation en fonction de détails tels que les codes d'allocation, les montants et les devises. Cette approche réduit la supervision manuelle et accélère la validation en permettant à chaque cas de suivre un chemin personnalisé.
- Efficacité accrue grâce à la vérification des documents et à l'analyse des processus pilotées par l'IA
Les agents IA de WorkflowGen peuvent gérer la vérification des documents, réduire les erreurs de saisie des données et garantir la conformité aux normes d'approvisionnement. Ces agents d'IA gèrent les vérifications de routine en recoupant les détails des bons de commande avec les données existantes, en signalant les anomalies et en signalant les divergences au service concerné. Cette fonctionnalité améliore à la fois les temps de réponse et la précision des données.
- Routage d'approbation agentique hybride pour une prise de décision complexe
Les processus agentiques hybrides de WorkflowGen permettent une collaboration fluide entre les agents d'IA et les décideurs humains. L'IA gère les approbations de routine des bons de commande à faible risque, accélérant ainsi ces demandes. Dans les cas à haut risque, les recommandations générées par l'IA sont transmises à des évaluateurs humains pour validation finale. Cette approche hybride minimise l'intervention humaine dans les cas simples tout en préservant la supervision des décisions plus complexes où elle apporte une valeur ajoutée.
- Notifications en temps réel et gestion des escalades
WorkflowGen automatise les notifications en temps réel aux parties prenantes concernées en fonction de l'état du processus ou des retards. Les agents d'IA analysent les données du flux de travail pour identifier les goulots d'étranglement potentiels, en remontant automatiquement les demandes bloquées ou en alertant les superviseurs si nécessaire. Cela garantit la continuité des achats et minimise les retards.
- Délégation granulaire et accessibilité mobile pour une main-d'œuvre distribuée
Les options d'accès et de délégation basées sur les rôles de WorkflowGen permettent des affectations temporaires pour les situations de rotation élevée. L'accessibilité mobile et les approbations par e-mail permettent aux parties prenantes d'examiner et d'approuver les demandes de n'importe où, augmentant ainsi la flexibilité au sein d'une main-d'œuvre distribuée.
Avantages
- Traitement accéléré : Les bons de commande courants sont traités plus rapidement, l'IA gérant les validations standard et les vérifications des données.
- Erreurs réduites : La vérification des documents pilotée par l'IA minimise les erreurs humaines en recoupant les documents avec des enregistrements centralisés.
- Conformité améliorée : Les agents d'IA contribuent à garantir la conformité aux exigences organisationnelles et réglementaires.
- Intervention humaine optimisée : L'approche hybride permet à l'IA de soutenir les décisions humaines, tout en maintenant une supervision humaine dans les affaires à enjeux élevés.
- Système de notification amélioré : Les alertes et les escalades en temps réel minimisent les blocages et renforcent la responsabilisation.
Conclusion
WorkflowGen propose une plateforme sécurisée, fiable et évolutive pour gérer efficacement les bons de commande complexes, en appliquant les agents d'IA de manière sélective là où ils apportent le plus d'avantages. Cette intégration accélère les temps de traitement, améliore la précision des données et permet aux experts humains de se concentrer sur la prise de décisions complexes ou critiques, en trouvant un équilibre entre l'automatisation et le contrôle humain.
