Comment Deloitte France optimise 400 demandes quotidiennes issues de 25 processus utilisés par 4 000 employés

Deloitte France (9 400 employés) propose des services diversifiés, notamment : des services d'audit et de gestion des risques, des conseils, des conseils financiers, une expertise fiscale, juridique et comptable.

Advantys, le fournisseur de WorkflowGen, ne se positionne pas seulement comme un simple fournisseur, mais plutôt comme un véritable partenaire. Leur solution nous a permis de renforcer notre agilité et de réaliser de réels gains opérationnels tels qu'une productivité accrue des équipes, la rationalisation de nos formulaires et une traçabilité complète des actions effectuées. La disponibilité du fournisseur ainsi que la qualité de son service d'assistance sont également des facteurs essentiels qui jouent un rôle clé dans la pérennité de notre relation.

Exploitant déjà un intranet, plusieurs applications principales et un ERP, Deloitte souhaitait optimiser les procédures qui étaient encore traitées manuellement ou via des workflows de courrier électronique non structurés (telles que les demandes de congés, les demandes d'autorisation informatique, les réservations de numéros de conférence téléphonique, les demandes d'avance de salaire, etc.).

Considérées individuellement, ces procédures étaient relativement simples, aucune d'entre elles ne justifiant un développement personnalisé ni l'adaptation d'un type d'application ERP existant. Cependant, l'ensemble de ces procédures représentait un coût opérationnel important en raison du temps de traitement manuel qu'elles nécessitaient. Le défi commercial était donc d'automatiser et d'optimiser ces procédures, tout en respectant l'infrastructure informatique existante et en intégrant parfaitement la solution au portail intranet.

Afin d'assurer le succès de cette entreprise, la Direction des systèmes d'information (ISD) a décidé de mettre en place un déploiement progressif par projet. Cela a permis de positionner progressivement l'outil en tant que véritable standard au sein de l'entreprise et d'accélérer les périodes d'adhésion des collaborateurs.

‍

Désireuse de mettre en œuvre une solution BPM qui permettrait de créer facilement différents circuits de validation au sein de son organisation, Deloitte France a choisi WorkflowGen il y a plusieurs années en raison de son approche innovante et de sa simplicité d'utilisation.

Aujourd'hui, la solution est très appréciée pour sa simplicité d'utilisation et la commodité qu'elle apporte aux différentes équipes. Plus de 25 processus et circuits de validation sont gérés par WorkflowGen, y compris les demandes d'autorisation informatique, les demandes de congé, la collecte de certificats et les réservations de salles de réunion. Cela représente en moyenne 400 demandes qui sont traitées quotidiennement par la solution. Au total, 4 000 collaborateurs utilisent la solution.

Au niveau opérationnel, une fois que la direction de l'entreprise décide de mettre en place un circuit de validation, elle envoie la demande à l'ISD, qui prend ensuite en compte ses besoins et met en place la configuration personnalisée. La facilité d'utilisation de la plateforme permet aux administrateurs de créer rapidement des formulaires et des circuits de validation et de lancer des projets. Parmi les points forts de la solution, citons sa grande facilité d'utilisation et son approche graphique entièrement basée sur le Web.

Après avoir utilisé des versions successives de la solution, l'ISD apprécie le minimum d'effort requis lors des mises à niveau des versions qui n'affectent pas les versions existantes et entraînent des gains tant au niveau fonctionnel que technique. Certaines nouvelles fonctionnalités telles que la validation des e-mails et la gestion des listes en mode Web ont apporté encore plus de flexibilité aux utilisateurs.

Ces exemples démontrent les atouts technologiques et fonctionnels de WorkflowGen sur le marché des outils BPM.