Les solutions de signatures électroniques telles que DocuSign, permettent des gains de productivité et de sécurité importants, notamment dans un contexte de généralisation du télétravail et de la mobilité des collaborateurs de l’entreprise.
L’intégration poussée avec DocuSign, permet à WorkflowGen de gérer de bout en bout le traitement digital des processus requérant la génération de documents formalisés tels que des contrats, des devis, des bons de commandes, etc… et impliquant une ou de multiples signatures.
Le processus d’élaboration et de validation d’une offre commerciale intègre toutes les composantes nécessaires pour proposer une expérience unifiée et optimisée aux participants concernées. WorkflowGen permet l’initiation par l’équipe commerciale d’une demande de proposition émanant d’un client, les phases d’analyse et de chiffrage par le chef de projet et les experts techniques, la génération automatique depuis les données saisies dans le formulaire WorkflowGen de la proposition commerciale en bonne et due forme au format PDF, sa validation par l’équipe commerciale avant la soumission au Client pour signature au travers de DocuSign et enfin le retour du document signé mis à disposition dans WorkflowGen.
Le workflow est conçu via l’éditeur graphique de WorkflowGen en intégrant des actions humaines pour la soumission, l’analyse, le chiffrage et la validation de la proposition commerciale. L’action système XMLTOPDF permet de générer un document PDF depuis un modèle préalablement établi qui va être alimenté automatiquement avec des valeurs saisies dans le formulaire WorkflowGen, on y retrouvera des informations sur le Client concerné et le détail des lots et des montants composant l’offre commerciale. L’action système DOCUSIGNSEND permettra d’envoyer la proposition commerciale PDF au travers de DocuSign en vue de sa signature par le Client.
Le formulaire réalisé avec l’éditeur intégré de WorkflowGen dispose des champs et sections nécessaires pour soumettre les informations sur le Client ainsi que son expression de besoin et les détails complémentaires sur son projet.
Les éléments constituant la proposition commerciale sont saisies par le Chef de Projet au travers d’un tableau dynamique rattaché à un référentiel contenant la liste des profils des intervenants et les taux utilisés. Les calculs se font automatiquement générant des montants hors taxes et taxes incluses. Un expert peut également être sollicité dans le cadre de l’élaboration de l’offre et il disposera de sa propre section afin d’y transmettre ses commentaires. L’équipe commerciale pourra consulter la proposition qui sera générée en PDF directement dans le formulaire WorkflowGen à l’aide de fonctionnalité intégrée de visualisation.
Une fois l’offre commerciale validée, le Client reçoit un email de la part de DocuSign l’invitant à prendre connaissance et signer le document. Depuis l’interface de DocuSign, le client peut visualiser l’offre commerciale et une zone préalablement définie dans le document lui permet d’apposer sa signature. L’action système DOCUSIGNCHECK de WorkflowGen permettra de vérifier à fréquence donnée si le document a été signé par le client. Une fois le document signé, il sera rendu accessible aux différents participants sous forme de lien dans WorkflowGen.
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