Comment une grande organisation gère ses processus de portefeuilles de services avec WorkflowGen

WorkflowGen simplifie la mise en œuvre, le déploiement et la mise à jour des exigences métiers les plus complexes

Dans cette organisation, le portefeuille de services est le répertoire central de toutes les informations sur tous les services. Chaque service y est listé ainsi que son statut actuel et son historique. Les demandes des portefeuilles de services proviennent des différents secteurs de la compagnie et sont séparées en paquets.

Auparavant, la compagnie demandait à son département de TI de programmer ses processus de portefeuilles de services, mais à chaque fois qu'une modification était demandée, les développeurs devaient ensuite reprogrammer le processus entier, ce qui était inefficace et exigeait des ressources importantes. WorkflowGen a ainsi été choisi comme solution pour ce processus. Grâce à sa logique de workflow solide et son environnement « low-code », n'importe quel utilisateur professionnel pourrait modifier les définitions de processus sans l'assistance de l'équipe de développement.

La compagnie avait besoin d'une solution qui pourrait satisfaire de nombreux besoins spécifiques des différents acteurs du processus :

Demandeurs

• Ne voir que les champs qui les concernent pour chaque type de demande.
• Comprendre facilement quelles données de formulaire impacteront les processus en aval du portefeuille de services afin de s'assurer que les informations correctes sont saisies.
• Parcourir toutes les demandes soumises et leurs statuts au même endroit.
• Pouvoir communiquer avec les autres acteurs et équipes concernés par le processus, y compris une fonctionnalité de « chat » pour obtenir des réponses immédiates aux questions.
• Consulter des diagrammes de workflow des processus de soumissions et d'autres informations d'aide.
• Joindre des fichiers aux demandes afin de fournir des informations ou des éléments supplémentaires requis pour le traitement.
• Effectuer des imports en masse depuis des feuilles de calcul.
• Exporter des rapports personnalisés en formats Excel ou CSV.
• Configurer des notifications automatiques pour confirmer quand les demandes sont reçues, quand les informations des demandes sont modifiées et quand les processus sont complétés.

Personnel de programme

• Parcourir les différents types de demandes et affecter le prochain utilisateur.
• Signaler les données requises pour les escalades.
• Prévoir des demandes d'édition de contrats.
• Configurer des notifications automatiques pour les parties intéressées.
• Consulter des rapports confirmant si les accords de niveau de services ont été atteints et être notifié s'il y a un risque qu'ils ne soient pas respectés.
• Configurer des notifications selon les données des demandes.
• Mettre à jour la phase ou le statut d'un paquet.
• Effectuer des recherches sur les demandes par ID, par demandeur ou par d'autres métadonnées.
• Surveiller tous les aspects d'une demande.

Administrateurs

• Créer et configurer de nouveaux formulaires et champs, y compris alimenter ou afficher/cacher les champs selon les sélections dans d'autres champs.
• Paramétrer les validations des champs de formulaire.
• Mettre à jour les configurations sans programmation.
• Appliquer les accords de niveau de services aux types de demandes.
• Revoir les notifications envoyées.
• Gérer les niveaux de contenus de gestion des connaissances selon l'audience visée, ainsi que les questions sur la documentation.

WorkflowGen a été configuré en tant que répertoire dans lequel les demandes de portefeuilles pourront être créées et modifiées. Ensuite, l'implémentation a été paramétrée pour satisfaire à toutes ces exigences tout en fournissant la flexibilité requise pour les modifications au processus ainsi que les exigences métiers futures.

La solution WorkflowGen

• Les utilisateurs peuvent initier des nouvelles demandes de portefeuilles qui déclenchent ensuite des ensembles de validations préconfigurées. Au cours de la demande, tous les utilisateurs peuvent modifier les demandes pour y ajouter des données supplémentaires.
• Les formulaires contiennent toutes les informations pertinentes des demandes avec l'alimentation automatique des champs afin que les demandeurs puissent renseigner toutes les données de formulaire correctement et entièrement, réduisant considérablement le renvoi des demandes à cause d'informations manquantes ou incorrectes, tout en permettant la réactivation des demandes en cas d'erreurs.
• Seulement les éléments de formulaire qui concernent un acteur de processus spécifique lui sont visibles, éliminant la confusion concernant le renseignement de certaines informations.
• Les demandes peuvent être escaladées facilement, et la capacité de communiquer avec d'autres utilisateurs via la fonctionnalité de « chat » augmente la réactivité et permet à l'équipe de support de répondre immédiatement aux demandes d'aide.
• Les notifications automatiques préconfigurées confirment que les demandes ont été soumises avec succès, assurent que les actions de processus seront effectuées dans les délais prévus et notifient les acteurs de processus quand les demandes sont complétées.
• Le portail utilisateur de WorkflowGen offre une page d'accueil personnalisée depuis laquelle les demandes peuvent être lancées et consultées, avec un accès rapide à la documentation et les informations d'aide.
• Le tableau de bord du portail utilisateur de WorkflowGen inclut des fonctionnalités de reporting et permet aux utilisateurs d'immédiatement consulter les informations pertinentes aux processus telles que le suivi des statuts des demandes et des paquets, la génération des stratégies, les statuts des demandes et les durées des cycles, et les données globales qui peuvent être affichées comme graphiques personnalisés.
• Des fichiers de différents formats peuvent être joints aux demandes afin de fournir plus d'informations, et les documents peuvent être consultés directement depuis les demandes.
• Les demandes sont entièrement cherchables par ID, par nom d'acteur de processus et par d'autres métadonnées, éliminant ainsi la nécessité de parcourir plusieurs demandes.
• Les sous-demandes peuvent être consultées depuis les demandes principales sans devoir les rechercher.
• La capacité de filtrer et de sauvegarder les vues et les requêtes permet d'accéder rapidement aux informations sur les demandes et de les réutiliser facilement.
• Les administrateurs de processus peuvent créer et mettre à jour les worklows de certains types de demandes afin d'accommoder des changements aux besoins d'affaires et aux règles métiers.
• Les métadonnées peuvent être mises à jour et déployées à travers le système, permettant ainsi des mises à jour aux taxonomies sur l'ensemble de la plateforme.

Malgré le volume considérable et la spécifitié des exigences du client, toutes ces solutions ont été implémentées avec succès en n'utilisant que les fonctionnalités standards de WorkflowGen prêtes à l'emploi. L'implémentation de WorkflowGen a complètement éliminé la nécessité de la part des développeurs de reprogrammer le processus entier même pour des modifications minuscules au processus. Par contre, des possibilités d'intégrations avancées sont toujours disponibles si besoin grâce aux fonctionnalités d'intégration de WorkflowGen telles que l'API GraphQL et les « webhooks ».

Ce cas d'usage est un excellent exemple de WorkflowGen en tant que solution clé en main conçue pour satisfaire les plus basiques et générales des exigences jusqu'aux plus complexes et adaptées, et tout cela sans la nécessité de développement compliqué, coûteux et chronophage.