L'approvisionnement des fonds pour les demandes de subventions soumises par les étudiants et les membres de faculté font partie des priorités importantes des universités. Traditionnellement, les processus des candidatures et des approbations étaient sur papier, donc laborieuses et coûteuses en temps. Puisqu'une demande de subvention devait parfois suivre un circuit à travers jusqu'à dix points d'approbation différents, il fallait trouver une façon d'optimiser le flux de documents papier et de réduire le délai de réalisation du processus d'approbation.
D'ailleurs, le processus lui-même devait être plus transparent afin de pouvoir révéler les goulots d'étranglement qui menaçaient le succès de certaines candidatures.
À cause de la grande variété de demandes en usage à travers l'université, le processus devait pouvoir déterminer dynamiquement les approbateurs selon les données des demandes.
Enfin, la solution devait entrer dans les limitations de budget strictes de l'université.
WorkflowGen a été implémenté à l'université afin d'informatiser efficacement le processus des demandes de subventions.
Advantys a collaboré avec les parties intéressées à l'université pour revoir et retravailler le processus, avec l'élimination de duplication et l'augmentation de l'efficacité comme résultat. La flexibilité de WorkflowGen a aussi permis de combler certaines exigences particulières de l'université.
Le modèle de coût a permis à l'école supérieure de tirer profit de l'optimisation du processus tout en respectant leurs contraintes budgétaires.
L'implémentation de WorkflowGen a facilité l'optimisation du processus tout en réduisant les erreurs et les délais de traitement. Le temps requis pour traiter une demande, de sa réception à son approbation finale, a été réduit de plusieurs semaines à quelques jours.