Ayant passé deux ans pour consolider son grand livre, la division des finances d'une compagnie d'assurances majeure commençait à voir la dégradation de son travail avec chaque nouvelle demande de changement reçue.
Les demandes de changement étaient soumises depuis des courriels et ensuite saisies dans un assortiment de feuilles Excel centralisées. À cause de ce processus manuel, les demandes n'étaient pas traitées ou les changements étaient effectués sans les autorisations nécessaires. Les feuilles Excel étaient très complexes et devenaient impossibles à maintenir, et il n'existait aucun audit des changements, invalidant ainsi tout le travail qui avait été effectué pour optimiser la structure du grand livre.
La division avait donc besoin d'un système automatisé qui leur permettrait de changer les règles métiers dynamiquement quand le processus d'approbation changeait et des formulaires Web qui pourraient facilement être créés et personnalisés, et tout cela sans devoir payer pour du consulting additionnel.
Le chef de la division de la gestion des données avait été mandaté de trouver une solution qui aurait un composant de workflow parmi les neuf systèmes en opération à travers l'organisation, mais il n'avait rien trouvé de convenable : les systèmes étaient trop grands ou trop petits, trop complexes ou pas assez flexibles. Le client s'est rendu compte qu'il faudrait acheter une solution qui lui fournirait tout dont il avait besoin sans faire sauter la banque.
WorkflowGen a fourni la flexibilité et la facilité d'usage que le client cherchait. L'équipe Advantys a collaboré avec le client afin de comprendre leurs enjeux et leurs problèmes et lui a proposé des solutions réalisables qu'il a pu implémenter rapidement.
Advantys a assisté le client avec la création des formulaires Web, qui comprenaient plusieurs points d'intégration aux systèmes internes du client aux fins de validation des données.
Ultimement, l'utilisation de WorkflowGen pour la gestion des changements au grand livre a déclenché de nombreuses demandes d'autres départements de l'organisation sur les différentes façons dont eux aussi pourraient utiliser la solution pour gérer leurs propres processus — la véritable mesure de la réussite !
L'implémentation de WorkflowGen a engendré un contrôle rigoureux des processus et la conformité Sarbanes-Oxley.