Automatisez des processus humains et systèmes en utilisant un designer de workflow HTML5, fluide et complet, permettant de gérer de multiples actions, transitions, conditions, synchronisations et sous-processus.
WorkflowGen dispose d'un éditeur de formulaires Web intégré qui permet aux non-développeurs de créer des formulaires Web professionnels. L’éditeur de formulaires est basé sur les technologies HTML et JavaScript, et ne nécessite aucun plug-in ou logiciel additionnel. Si des fonctionnalités ou des personnalisations plus avancées sont requises, l’éditeur de formulaires comprend un éditeur de code .NET.
Les utilisateurs peuvent lancer des nouvelles demandes et suivre le statut de leurs workflows depuis une interface Web unique. Selon la configuration de WorkflowGen, le « single sign-on » permet une authentification automatique et transparente.
Les concepteurs de processus peuvent organiser les workflows dans des dossiers sécurisés pour une décentralisation facile et déléguer l’administration des processus par dossier. Les workflows peuvent également être mis à disposition des utilisateurs finaux au sein de multiples catégories. WorkflowGen gère le versioning des workflows et permet aux concepteurs de processus de mettre à jour la définition des workflows en temps réel.
La fonctionnalité d’approbation rapide et de masse offre la possibilité de traiter des dizaines de demandes en quelques secondes. Les utilisateurs peuvent organiser les demandes selon les données des processus et créer des vues personnalisées affichables dans le portail et ainsi bénéficier d’un accès direct.
En mode Quick View, les utilisateurs n’ont qu’à cliquer pour passer d’un formulaire à l'autre et consulter avec précision le statut de leurs demandes, effectuer leurs actions avec un minimum de clics et bénéficier d’une navigation avancée et intuitive depuis une seule fenêtre d’aperçu.
Les données relatives à l’entreprise qui ne sont pas nécessairement gérées dans un ERP ou un CRM peuvent enrichir les workflows avec une administration décentralisée de ces données aux gestionnaires eux-mêmes. La gestion des listes globales permet aux utilisateurs autorisés de créer et de gérer facilement des listes de données via le module d’administration Web de WorkflowGen pour leur utilisation dans différents formulaires de processus.
La vue interactive du workflow propose la façon la plus intuitive de créer des processus basés sur des formulaires. Elle permet aux concepteurs de processus de définir visuellement le comportement du formulaire selon chaque action de workflow. La vue interactive du workflow est intégrée de manière transparente avec l’éditeur de formulaires.
La fonctionnalité Vue advancée permet aux utilisateurs de créer des rapports, des graphiques et des tableaux de bords personnalisés en utilisant les données des processus et via de simples glisser-déplacer.
Les participants des processus sont informés par email des différents évènements prédéfinis et peuvent exécuter leurs actions directement depuis les notifications emails HTML, qui peuvent contenir également des pièce-jointes
Les participants des processus peuvent changer leur préférence de langue, de fuseau horaire et leurs mots de passe directement depuis le portail. La gestion des formulaires multilingues et des fuseaux horaires est aussi supportée grâce à la compatibilité double-byte et aux fichiers de ressources éditables.
L'application mobile WorkflowGen permet aux utilisateurs d’accéder aux fonctionnalités du portail de workflow et d’effectuer leurs actions à distance via leurs appareils iOS et Android.
Les administrateurs peuvent facilement gérer les participants des processus et y associer des utilisateurs, des groupes, des annuaires, des coordinateurs. Les participants globaux ainsi que les participants basés sur les rôles peuvent être actifs dans de multiples workflows et utiliser de nombreux profils pour accéder aux fonctionnalités du produit.
Les administrateurs peuvent également permettre aux superviseurs de processus de réaffecter des actions, annuler des demandes, visualiser des statistiques, limiter la portée des superviseurs de processus pour certaines demandes et autoriser les permissions des utilisateurs pour les commentaires sur les demandes.
Les administrateurs peuvent utiliser des connecteurs d’annuaires (Active Directory, fichiers texte CSV, requêtes natives LDAP, fichiers texte) pour synchroniser les utilisateurs.
WorkflowGen inclut des fonctionnalités d’entreprise afin de faciliter la gestion des effectifs nombreux (synchronisation automatique des annuaires, création de multiples annuaires, gestion des groupes, gestion des hiérarchies, requêtes sur des annuaires existants pour créer dynamiquement des groupes virtuels, gestion de l’historique de workflow des utilisateurs supprimés, rapports détaillés sur les activités des utilisateurs, remplacement d’un utilisateur par un autre).
WorkflowGen est fournit avec des applications de workflow pour automatiser les actions systèmes de processus telles que : l’export de données depuis un document XML vers une base de données, la récupération des informations sur les utilisateurs d’un répertoire et l’envoi de notifications par SMS via la plateforme Twilio, entre autres.
Les développeurs peuvent créer des webhooks, des services Web ou des assemblies .NET pour les utiliser en tant qu’applications de workflow personnalisées qui permettent une vaste gamme de possibilités d’intégration telles que : l’export des données de processus et de formulaires vers des bases de données ou des DMS, l’utilisation d’applications tierces dans des workflows, la génération dynamique de documents à partir des données de workflow et le déclenchement d’alertes et de notifications vers des systèmes de messagerie et de surveillance.
L'intégration avec les systèmes existants est facile avec l'API GraphQL de WorkflowGen. Les développeurs peuvent également créer leurs propres portails de workflow ou des UI/UX spécialisées en utilisant des environnements de développement existants.
La plupart des opérations d’exécution et de design peuvent être faites via l’API, telles que : la récupération des demandes et des données et statuts des actions, le lancement des nouvelles demandes, la mise à jour des données des demandes, la réalisation des actions de workflow, la gestion des utilisateurs, des groupes, des participants et des délégations et l’import/export des définitions de processus.
WorkflowGen supporte l’authentification avec Active Directory, Azure AD, Auth0 et Windows AD FS 2016 pour une authentification unifiée, transparente et sécurisée.
L’authentification Windows avec Active Directory est entièrement supportée. Vous pouvez aussi configurer une authentification applicative (identifiants gérés dans une base de données) ou une authentification personnalisée (support de module .NET HTTP personnalisé, intégration avec des systèmes « single sign-on » existants).
WorkflowGen supporte le chiffrement HTTPS SSL. La sécurité des applications Web est entièrement intégrée dans le processus de développement du produit selon les recommandations de l’OWASP.
WorkflowGen propose un environnement hautement évolutif conçu pour un usage intensif. Les structures et les tailles des bases de données sont optimisées et les fichiers de données sont enregistrées dans le système de fichiers ou de base de données.
Les administrateurs peuvent déployer WorkflowGen dans un environnement « web farm » avec répartition de charge et utiliser de multiples serveurs pour les applications Web. Des instances de base de données additionnelles (reproduites en temps réel) peuvent être utilisées pour traiter des requêtes SQL afin de réduire les délais de réponse du serveur (fonctionnalité de montée en charge).